De administratie bijhouden is voor weinig ondernemers het favoriete onderdeel van het werk. Toch is het een essentieel onderdeel van je bedrijf. Het lijkt soms simpel, maar ongemerkt sluipen er fouten in die je achteraf duur kunnen komen te staan. Denk aan boetes, misgelopen geld of eindeloze correcties waar niemand vrolijk van wordt. Zeker als je het vaak uitstelt of denkt: dat doe ik later wel. Klinkt dit bekend? Dan is het handig om even verder te lezen.

1. Te laat beginnen of blijven uitstellen

Veel ondernemers pakken de administratie pas op als het eigenlijk niet anders meer kan. De belastingaangifte moet de volgende dag de deur uit of de boekhouder staat alweer aan de telefoon met een waslijst aan ontbrekende documenten. Het gevolg is een race tegen de klok, waarbij stress, slordigheden en fouten snel op de loer liggen. Je voorkomt dit door van je administratie een vast onderdeel van je werkweek te maken. Reserveer bijvoorbeeld één moment in de week om alles netjes bij te werken. Door het bij te houden in kleine stukjes voorkom je dat het zich opstapelt tot een berg waar je uiteindelijk tegenop ziet.

2. Alles handmatig willen doen

Nog steeds werken veel ondernemers hun administratie met de hand bij. Excel-bestanden, losse mappen met bonnetjes en mappen vol papierwerk. In een tijd waarin slimme software zoveel makkelijker is geworden, doe je jezelf daarmee eigenlijk tekort. Met een administratiekantoor dat bijvoorbeeld met Exact Online werkt, kun je veel processen automatiseren.

Banktransacties worden automatisch gekoppeld, facturen worden digitaal verwerkt en bonnetjes scan je simpelweg met een app. Je bespaart tijd, voorkomt fouten en houdt je administratie een stuk overzichtelijker. Bovendien is alles altijd goed terug te vinden als je het een keer nodig hebt.

3. Geen actueel overzicht van openstaande facturen

Wanneer klanten niet op tijd betalen, wordt het al snel lastig om de betalingen goed in de gaten te houden. Helemaal als je niet precies weet wie er nog achterloopt en welke facturen al wel of niet betaald zijn. Hierdoor loop je soms inkomsten mis of ontstaan er discussies over facturen die volgens de klant niet zijn aangekomen.

Zorg daarom voor een systeem waarin je facturen centraal beheert. Met behulp van software kun je automatische herinneringen versturen en word je zelf tijdig gewaarschuwd als een betaling uitblijft. Zo behoud je het overzicht en hoef je niet achteraf te puzzelen waar het mis is gegaan.

4. Onvolledige of slordige bonnen en documenten

Een bonnetje zonder duidelijke omschrijving, een tankbon zonder kenteken of een kassabon die niet volledig is ingevuld: het lijken kleine slordigheden, maar bij een controle kunnen ze je duur komen te staan. De Belastingdienst wil niet alleen de bedragen zien, maar ook bewijs dat de kosten zakelijk zijn.

Zorg dat je bonnetjes direct inscant of uploadt. Voeg meteen een korte toelichting toe, zodat het achteraf duidelijk is waar de uitgave voor was. Werk je samen met een administratiekantoor, dan kunnen zij meteen meekijken en controleren of alle gegevens compleet zijn. Zo voorkom je gedoe achteraf.

5. Alles zelf willen blijven doen

Dit is misschien wel de meest gemaakte fout. Vooral in het begin wil je vaak op kosten besparen door alles zelf op te pakken. Maar administratie is veel meer dan alleen bonnetjes ordenen. Denk aan btw-regels, aftrekposten, fiscale voordelen en de opmaak van je jaarrekening. Zaken waarbij fouten al snel vervelende financiële gevolgen kunnen hebben.

Een professioneel administratiekantoor kan je niet alleen werk uit handen nemen, maar ook proactief meedenken over slimme keuzes voor je onderneming. Vaak levert deze hulp je uiteindelijk zelfs meer op dan het kost. Zeker als je bedrijf groeit of complexer wordt, is het prettig om iemand naast je te hebben die precies weet wat er nodig is.